CÁCH QUẢN LÝ CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG BẰNG EXCEL LIỆU CÓ HIỆU QUẢ

04/03/2022 257

Excel là công cụ hỗ trợ nhiều công việc hiệu quả cho doanh nghiệp từ trước đến nay. Độ phổ biến của công cụ này là không cần bàn cãi. Bên cạnh việc quản lý data khách hàng, cách quản lý công nợ khách hàng bằng excel cũng có rất nhiều ưu điểm và hiệu quả khá tốt. Cùng xem qua bài viết này để tìm hiểu cách quản lý công nợ khách hàng trên Excel diễn ra như thế nào nhé!

Cách quản lý công nợ khách hàng bằng Excel có hiệu quả?

Quản lý công nợ là gì?

Công nợ là một khoản tiền phải thu từ khách hàng hoặc một khoản phải trả cho các nhà cung cấp.

- Công nợ phải thu là khoản phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho một khách hàng, doanh nghiệp bất kỳ. Khi đó khách hàng có nghĩa vụ phải thanh toán giá trị hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp.

- Công nợ phải trả là khoản phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của một công ty, cá nhân khác.

Theo cách hiểu thông thường thì công nợ thực chất chỉ phát sinh khi có thêm yếu tố mua chịu/bán chịu. Còn nếu khi việc mua bán được hoàn thành xong thì không còn công nợ nữa. Tuy nhiên, ở một số doanh nghiệp, kế toán vẫn làm hạch toán công nợ bình thường, chỉ có khác biệt là ngày phát sinh công nợ sẽ là ngày khoản nợ đó được thanh toán toàn bộ.

Để kiểm soát các khoản công nợ này, kiểm soát dòng tiền và ngân sách của doanh nghiệp cũng như tránh các tranh chấp về sau, đa số các doanh nghiệp đều lựa chọn sử dụng một file Excel riêng biệt để quản lý công nợ. Hay đúng hơn, cách quản lý công nợ khách hàng bằng Excel chính là theo dõi, kiểm soát tình hình công nợ của nhà cung cấp, khách hàng thông qua số liệu trên các file excel.

Quản lý công nợ là kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp

Quản lý công nợ là kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp

Lợi ích mà Excel đem lại cho doanh nghiệp

Excel dễ dàng thống kê, phân loại dữ liệu

File excel là các dạng bảng tính, vậy nên người dùng dễ dàng thay đổi số cột, số hàng hay thêm các thành tố khác cần thiết và tùy biến file để phù hợp cho việc quản lý. Một số thành tố có trong các file Excel quản lý công nợ như số thứ tự, tên khách hàng, số tiền phải thu, thời gian…

Excel tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng

So với hình thức tìm kiếm dữ liệu thủ công từ các cuốn sổ sách dày cộp, mất thời gian và dễ nhầm lẫn, sử dụng Excel để quản lý công nợ sẽ là giải pháp hữu hiệu hơn rất nhiều. Mọi dữ liệu bạn cần đều có thể được liệt kê nhanh chóng và chính xác, dựa vào các thuật toán của Excel.

Excel là công cụ sử dụng miễn phí

Thay vì lựa chọn các phần mềm quản lý bán hàng hay quản lý công nợ trả phí, các doanh nghiệp nhỏ và các doanh nghiệp startup có thể lựa chọn Excel để quản lý công nợ để tiết kiệm ngân sách.

File quản lý công nợ bằng excel cần những thông tin gì?

- Thông tin khách hàng, nhà cung cấp: tên, địa chỉ, mã khách hàng/nhà cung cấp, số điện thoại

- Thông tin công nợ phải trả: nội dung công nợ, phải trả đầu kỳ/phải trả tăng/giảm/cuối kỳ, ghi chú  và tên người thực hiện

- Thông tin về công nợ phải thu: nội dung công nợ, phải thu đầu kỳ/phải thu tăng/giảm/cuối kỳ, ghi chú, tên người thực hiện

Các bước để tạo file Excel quản lý công nợ

Muốn sử dụng Excel để quản lý công nợ, trước hết người dùng phải tạo file. Các thông tin có trong file sẽ quyết định nó được quản lý dưới cách nào, có khoa học và các hàm tính toán được thực hiện ra sao. Quy trình để tạo được một file Excel gồm 3 bước sau:

Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Excel và tạo bảng tính mới

Bước 2: Nhập thông tin cho các cột: số thứ tự, tên khách hàng/nhà cung cấp, mã khách hàng, nợ đầu kỳ, phát sinh nợ, nợ cuối kỳ

Bước 3: Nhập thông tin tương ứng vào các cột, trong đó cột nợ cuối kỳ sẽ được lập hàm tính: lấy nợ đầu kỳ - nợ phát sinh

Các bước xây dựng bảng tính công nợ trên Excel

Các bước xây dựng bảng tính công nợ trên Excel

Những nhược điểm khi quản lý công nợ bằng excel

Tuy là công cụ đại chúng, nhưng Excel vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm trong công tác quản lý công nợ như:

Khi khối lượng thông tin lớn sẽ rất khó quản lý

Doanh nghiệp nếu kinh doanh ổn định, dữ liệu công nợ cũng từ đó tăng lên nhiều hơn. Khi đó, Excel sẽ để lộ những vấn đề của mình như xử lý dữ liệu chậm, gây sai sót trong quá trình thống kê…

Dữ liệu không được đồng nhất

Vì Excel không phải là một phần mềm quản lý kinh doanh hay bán hàng chuyên nghiệp, nên các thông tin về công nợ trên Excel không được quản lý đồng bộ, mà chia thành các file độc lập, riêng lẻ. Điều này gây nhiều trở ngại cho các nhà quản lý khi cần có một cái nhìn tổng quan nhất về tình trạng doanh nghiệp.

Độ bảo mật kém

Hệ thống bảo mật thông tin của Excel vẫn còn rất yếu, việc rủi ro về thất thoát thông tin là điều khó tránh. Đồng thời, việc khôi phục các dữ liệu cũng rất khó khăn do Excel chưa hỗ trợ sao lưu dữ liệu lên bộ nhớ đám mây.

Các hàm tính toán rắc rối, khó sử dụng

Nếu như bạn không có kiến thức cơ bản về Excel từ trước, việc sử dụng công cụ này để quản lý công nợ thực sự gặp khó khăn, ảnh hưởng đến sự chính xác của các số liệu thống kê và tiêu tốn nhiều thời gian cho quá trình thống kê, báo cáo.

Chính những khó khăn đó thôi thúc doanh nghiệp phải tìm kiếm một giải pháp mang tính thiết thực và hiệu quả hơn, đó chính là CRM24 - phần mềm quản lý khách hàng với giải pháp quản lý công nợ cực kỳ chính xác, tiện lợi.

Quản lý công nợ khách hàng dễ dàng trên CRM24

Người dùng có thể tải các file thông tin công nợ của khách hàng từ file Excel lên trên hệ thống, công nợ sẽ hiển thị trên từng khách hàng và nhà cung cấp, thông tin được quản lý đồng bộ và tập trung, tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu như cách lưu trữ thủ công.

Quản lý công nợ trên phần mềm CRM24

Quản lý công nợ trên phần mềm CRM24

Từ thông tin khách hàng, hợp đồng, báo giá, người dùng sẽ tạo công nợ trực tiếp ngay trên phần mềm theo các bước được thiết lập sẵn. Nhân bản công nợ cũ và chỉnh sửa thông tin để tạo công nợ mới nhanh chóng trên CRM24, giúp tiết kiệm thời gian tối đa cho người dùng.

Cập nhật thông tin nhanh chóng: khi tạo phiếu thanh toán và thu chi hệ thống sẽ tự động cập nhật công nợ rõ ràng cho doanh nghiệp. Số liệu được tổng hợp nhanh và liên tục chỉ với thao tác click đơn giản, giúp người dùng dễ dàng xem toàn bộ công nợ theo từng tháng, quý, năm.

Công nợ được liên kết trực tiếp với đơn hàng, hợp đồng, báo giá để tránh tình trạng sai sót công nợ, ảnh hưởng đến doanh số của doanh nghiệp. 

Quản lý công nợ khách hàng bằng Excel mặc dù vẫn có nhiều ưu điểm, nhưng bất cập và rủi ro cũng không ít. Để đảm bảo doanh số và ổn định cho doanh nghiệp, hãy lựa chọn phần mềm CRM24 để hỗ trợ cho công tác quản lý công nợ thêm chuyên nghiệp, chính xác và dễ dàng hơn!

Xem thêm: Cách quản lý khách hàng cá nhân cho doanh nghiệp